Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben gehören hinein
Eine klare Rechnung erleichtert deinem Kunden die Prüfung und kann Rückfragen vermeiden. Diese Checkliste zeigt die typischen Angaben nach § 14 UStG und führt direkt zum kostenlosen Generator.
Rechnung kostenlos erstellen →Stand: 28. September 2026 · Keine Rechts- oder SteuerberatungDie zentrale Checkliste nach § 14 UStG
Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom konkreten Umsatz ab. Für eine gewöhnliche Rechnung sind insbesondere die folgenden Punkte zu prüfen:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum und einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt und vereinbarte Minderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein zutreffender Hinweis auf die Steuerbefreiung
Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum konkret formulieren
Formulierungen wie „Arbeiten laut Absprache“ sind häufig zu ungenau. Beschreibe die ausgeführte Leistung so, dass Kunde und Buchhaltung sie dem Auftrag zuordnen können. Bei mehreren Arbeiten helfen getrennte Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis.
Das Rechnungsdatum und der Zeitpunkt der Leistung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Nach § 31 UStDV kann als Leistungszeitpunkt auch der Kalendermonat angegeben werden, wenn das zum Vorgang passt.
PDF oder E‑Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF ist lesbar, enthält aber keine strukturierten Rechnungsdaten. Eine E‑Rechnung ermöglicht die elektronische Verarbeitung. Auftragstools kann zusätzlich zum PDF eine separate XRechnung als XML-Datei erzeugen.
Für inländische B2B-Umsätze gelten seit 2025 neue Regeln sowie Übergangsfristen und Ausnahmen. Prüfe deshalb den konkreten Anwendungsfall und die Anforderungen des Empfängers.
Kurz beantwortet
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Eine allgemeine Unterschriftspflicht ergibt sich aus der Liste der Pflichtangaben in § 14 Absatz 4 UStG nicht. Für besondere Vorgänge oder vertragliche Anforderungen können zusätzliche Regeln gelten.
Darf das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entsprechen?
Ja, wenn die Leistung tatsächlich an diesem Tag ausgeführt wurde. Entscheidend ist, dass der angegebene Leistungszeitpunkt zum Vorgang passt.
Ersetzt die Checkliste eine steuerliche Prüfung?
Nein. Besondere Steuerfälle, Auslandssachverhalte, Abschläge oder Branchenregeln können zusätzliche Angaben erfordern.